近期多个客户咨询有关单位备用金的记账方法以及如何实现科学合理管理的问题，我们对这一问题做一个简单的整理，供大家参考。
备用金与借款的区别：
备用金，一般是指企业、机关、事业单位等拨付给非独立核算的内部部门或工作人员备作差旅费、招待费、办公耗材费等专用款项。从性质上看，与借款比较相似，有部分企业会以借款的形式进行管理，在实际费用支出后，再以核销借款的形式进行报销。但严格来说，备用金不能等同于借款，备用金管理要严格的监控其使用用途，特别是在行政事业单位中备用金，往往需要报财政审核。
如何记账：
我们建议，一般企业可采用个人借款的方式进行管理，现在“业务处理”——》“个人借款管理”中录入借款，并转记入日记账（如果当天借当天还也可以不记入日记账、待实际报销后仅将实际支出记入日记账）。行政事业单位则需要在日记账中编制凭证，对方科目选择“备用金”，以便进行后续统计查询。此外建议建立备用金凭证的专用格式（需要套打格式请与我们联系免费定制）。
备用金管理制度：
（1）工作人员需临时借用备用金时，先到财务部索取“借款单”，财务人员根据实际需要向借款人发放“借款单”，一式三联，借款人按规定的格式内容填写借款日期、借款部门、借款人、借款用途和借款金额等事项，经项目主管经理签字同意，再由财务负责人签字批准后，方可到财务部办事处办理借款手续。财务人员审核签字后的“借款单”各项内容是否正确和完整，经审核无误后才能办理付款手续。
（2）借款人员完成业务后应在三日内到财务部索取“报销单”，填写好“报销单”的各项规定内容，并经主管经理审批后，再将“报销单”返回财务部，财务人员根据财务制度规定认真审核，审核无误后，办理报销手续。
（3）借款人办理报销手续时，财务人员应查阅“备用金”，查明报销人员原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。
（4）因业务原因长期借用备用金的人员可由财务部根据实际情况核定，拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围；使用部门必须设立专人经管定额备用金，备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证，并设备用金登记簿，记录各种零星支出。
（5）财务部应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账，按月及时清理。
（6）借用备用金的人员应及时冲账，对无故拖延者，财务部发出最后一次催办通知后还不办理者，财务部将从下月起直接从借款人工资中抵扣，不再另行通知。
参考资料：
百度百科词条：http://baike.baidu.com/view/540279.htm
亚拓技术支持库：现金管理中的现金流问题
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